Dimenze a analýzy v BC

Created by
Last updated 20 September 2023, 14:20

Úvod

Microsoft dokumentace: financedimensions

Dimenze slouží ke “kategorizaci” entit a pozdějším analýzám. Ke každé entitě lze přiřadit patřičné hodnoty dimenzí. Následně dimenze nesou i položky, a nad takto strukturovanými daty lze provádět přehledné analýzy.

K analýzám jsou v BC využívány Zobrazení analýz (dříve Analýzy dle dimenzí) či účetní schémata. Tyto nástroje umí pracovat i s rozpočty jsou-li v systému vytvořeny.

Mimo to, dimenze jsou často přenášeny do Business inteligence, kde probíhají detailnější analýzy.

Potřebná nastavení

Dimenze a hodnoty dimenzí

Ke každé dimenzi se nastavují hodnoty dimenzí. Ty mohou být typu standard (lze je přiřadit určité entitě) nebo totaling (součet Begin-total až End-total).

Jakmile je nějaká hodnota dimenze použita, tak ji nelze smazat. Dimenze, které dále již nejsou využívány se přepínají do stavu “Uzavřeno”.

Výchozí dimenze

Dimenze lze přiřadit zákazníkům, dodavatelům, finančním účtům, zboží... Výchozí dimenze lze nastavit jako:

  • Povinný kód - kdykoliv je entita použita, tak musí být použita libovolná hodnota příslušné dimenze

  • Stejný kód - musí být použita hodnota dimenze specifikovaná přímo na dané entitě

  • Žádný kód - žádná hodnota příslušné dimenze nesmí být použita pro danou entitu

Pokud u výchozí dimenze vyplníme i její hodnotu, tak systém automaticky danou hodnotu dimenze přiřadí dokladu, jeli daná entita využita.

Nastavení z následujícího print screenu je vztaženo ke konkrétnímu zákazníkovi. Kdykoliv je tento zákazník vyplněn v dokladu (dobropis, faktura, objednávka…), tak pro tento doklad systém automaticky nastaví dimenze následovně:

  • Činnost → nebude mít žádnou hodnotu a systém nedovolí zaúčtovat doklad, pokud uživatel nějakou hodnotu pro tuto dimenzi doplní

  • Oblast → automaticky se hodnota této dimenze nastaví na 30, ale uživatel ji může změnit na hodnotu 30..40 nebo 50

  • Szákazníků → automaticky se nastaví hodnota na STŘEDNÍ a pouze s touto hodnotou bude možné doklad zaúčtovat.

  • Středisko → automaticky se hodnota nastaví na PRODEJ a uživatel tuto hodnotu může libovolně změnit nebo i smazat a systém stále dovolí doklad zaúčtovat

Kombinace dimenzí

Kombinace dimenzí určí hodnoty dvou různých dimenzí které nejsou povoleny v rámci jednoho dokladu.

Pomlčka znamená, že všechny kombinace daných dvou dimenzí jsou povoleny.

Uzavřeno znamená, že žádná kombinace daných dimenzí není povolena.

Omezeno znamená, že určité kombinace jsou zakázány. Po kliknutí na Omezeno systém zobrazí matici, ze které je možné určit, které kombinace jsou povoleny a které ne.

Výchozí priority dimenzí

Tím, že výchozí dimenze může nést zákazník i finanční účet například, tak jak jsou tyto entity postupně do dokladů nebo řádků deníků vyplňovány, tak dochází k přepisování dimenzí. Pro určité korigování tohoto přepisování slouží priority dimenzí, kde lze nestavit, pro které transakce má která entita vyšší prioritu z pohledu dimenzí.

Čím nižší číslo, tím vyšší priorita. V našem příkladě tedy finanční účet v deníku plateb nezmění dimenze nastavené zákazníkem, ale zákazník může změnit dimenze, které byly nastaveny finančním účtem.

Pokud entita s nižší prioritou má nastavenou výchozí dimenzi pro určitou dimenzi kterou výchozí dimenze entity s vyšší prioritou neřeší, tak hodnotu této dimenze entita nastaví, i když má nižší prioritu.

Nastavení financí

V nastavení financí se nastavují 2 globální dimenze. Tyto dimenze jsou polem v tabulkách. To znamená, že například při exportování konfiguračního balíčku jsou obsaženy ve výsledném excelu. Dále jsou globální dimenze automaticky zahrnuty do finančních a prodejních rozpočtů například.

Shortcut dimenze jsou obsaženy v “Sub tabulkách”. Jinými slovy je nutno exportovat i přiřazenou tabulku, abychom zjistili hodnoty těchto dimenzí.

Analýzy

Analýzy v Business Central lze provádět různými nástroji. Vždy záleží, k čemu daná analýza slouží, a co vše má zobrazovat. Účetní schémata je složitější nastavit, ale nabízí pokročilejší možnosti popsány v následujících kapitolách.

Rozpočty

Finanční rozpočty slouží k sestavení rozpočtů pro jednotlivé finanční účty s určitou kombinací dimenzí. Pro každý rozpočet je možné zahrnout až 4 různé dimenze, přičemž globální dimenze jsou zahrnuty automaticky. To znamená, že každý rozpočet umí pracovat až s 6 dimenzemi.

Je potřeba pamatovat na to, že rozpočet pro výnosové účty se sestavuje se záporným znaménkem.

Finanční rozpočty lze zahrnout do analýz dle dimenzí, kde je možné porovnat rozpočet vs. jeho čerpání.

Detailnější popis tvorby finančních rozpočtů je zde: Finanční rozpočty

Zobrazení analýz

V Zobrazení analýz je potřeba nastavit filtr pro finanční účty, které bude daná analýza zobrazovat. Dále dimenze, se kterými je možné pracovat a zobrazit je jako sloupec či řádky.

Položky se do analýzy dle dimenzí zahrnují automaticky při účtování, jeli zatrhnuto pole “Aktualizovat při účtování”. V opačném případě je nutné analýzu dle dimenzí aktualizovat manuálně.

Občas se stává, že Zobrazení analýz nezahrnuje všechny položky, i když pole “Aktualizovat při účtování” je zatrženo. V tomto případě je nutné všechny položky z dané analýzy odstranit, což lze udělat vymazáním hodnoty pole Počáteční datum nebo změnou pole Komprese. Po vymazání položek je potřeba nastavení změnit zpět dle potřeby a Zobrazení analýz opět aktualizovat.

V Zobrazení analýz je také možné položky komprimovat za určité období. Například komprese za jeden den znamená, že všechny položky zaúčtované na jeden finanční účet se stejnou kombinací hodnot dimenzí v určitý den se v analýze zobrazí jako jedna položka zobrazující konečnou částku.

Jakmile je zobrazení analýz nastaveno, tak zobrazení samotné analýzy probíhá přes akci “Analýza dle dimenzí”.

V okně, které se otevře je potřeba nastavit, co se má zobrazovat v řádcích a sloupcích výsledné matice. Zvolit lze období, které je možné více specifikovat v sekci Možnosti matice (zdali se jedná o den, měsíc, kvartál…). Dále lze jako sloupce a řádky zvolit dimenze přiřazené příslušné analýze dle dimenzí.

V sekci Filtry je možné nastavit filtr pro určitou kombinaci dimenzí, která má být zahrnuta ve výsledné matici. Také se v této sekci určuje rozpočet, se kterým chceme pracovat a lze zde omezit časové období.

V sekci Možnosti v rámci pole Zobrazit uživatel musí vybrat jednu z těchto možností:

  • skutečné částky - hodnoty výsledné matice budou ukazovat součet věcných položek

  • částky rozpočtu - matice bude zobrazovat hodnoty rozpočtu

  • odchylka - hodnoty matice budou zobrazovat částku rozpočtu mínus částku věcných položek (jinými slovy čerpání/plnění rozpočtu)

  • % odchylka - zobrazuje procentuálně čerpání/plnění rozpočtu

Také v této sekci lze nastavit, aby matice zobrazovala částky s opačným znaménkem, což může pro některé uživatele být přirozenější pro analýzu.

Pokud po zobrazení nastavené matice analýza neobrazuje žádná data, tak to je pravděpodobně způsobeno filtrem na datové období nebo jiným filtrem. Také je potřeba zkontrolovat, že položky byly zaúčtovány s požadovanými dimenzemi.

Kromě finančních rozpočtů lze také vytvořit a nastavit rozpočty prodeje či nákupu. Tyto rozpočty pracují s položkami zboží a kromě částky, kterou bychom za prodané zboží chtěli utržit je možné zde nastavit, jaké množství jednotlivých zboží bychom chtěli prodat, kdy a s jakými dimenzemi. Rozpočty prodeje se dále nenastavují v Analýzách dle dimenzí ale v Analýzách prodeje dle dimenzí.

Výsledná matice vypadá následovně.

Hodnoty matice lze rozkliknout, pokud v poli Zobrazit bylo vybráno “Skutečné částky” nebo “Částky rozpočtu”. V těchto případech tedy “rozklik” hodnot výsledné matice zobrazí detailnější pohled, z jakých položek se výsledná částka skládá.

Pokud v poli Zobrazit byla vyplněna například Odchylka, tak detailnější pohled již není dostupný, protože daná odchylka je počítána ze dvou tabulek - položky rozpočtu a věcných položek.

Účetní schémata

Účetní schémata slouží k detailnějším analýzám. U nových účetních schémat je potřeba nastavit řádky a sloupce.

V nastavení sloupců je možné nastavit tato pole:

  • Číslo sloupce - každý sloupec musí mít unikátní číslo

  • Hlavička sloupce - Text z tohoto pole je poté viditelný jako název příslušného sloupce po spuštění účetního schématu

  • Typ sloupce - lze si vybrat jestli v daném sloupci chceme vidět hodnotu za období určené při spuštění účetního schématu nebo například za celý fiskální rok…

  • Typ položky - v tomto poli se určuje, zdali daný sloupec má zobrazovat částky z věcných položek nebo rozpočtů

  • Vzorec - pomocí tohoto pole lze například sečíst dva jiné sloupce…

  • Zobrazit opačné znaménko

  • Vzorec srovnávacího období - v tomot poli lze daný sloupec posunout například o 1R zpět oproti období, které je zvoleno v účetním schématu (lze tedy dva sloupce nastavit úplně stejně a jeden posunout o určité období zpět. Tímto lze porovnat situaci za dvě rozdílná období).

  • Zobrazit - lze určit, zdali je sloupec viditelný vždy nebo při kladné/záporné hodnotě. Také je možné sloupec úplně schovat.

Nastavení sloupců může vypadat následovně.

Čísla sloupců je lepší vyplňovat písmeny. Pokud bychom například měli sloupec číslo 2 a poté chtěli určitý sloupec násobit 2 v poli Vzorec, tak BC bude násobit hodnotou ze sloupce 2 místo konstantou 2.

Co se týče nastavení řádků, tak je možné nastavit toto:

  • Číslo řady - každá řada musí mít své unikátní číslo

  • Popis - popis je viditelný jako název příslušného řádku po spuštění účetního schématu

  • Typ součtu - zde se vybírá, jestli v daném řádku se budou sčítat částky z účtu, zdali se jedná o určitý vzorec, konstantu…

  • Zdrojová tabulka - řádek může pracovat z DPH položkami, položkami ocenění, dodavatele nebo zákazníka. Pokud pole zůstane prázdné řádek pracuje s věcnými položkami.

  • Součet - zde je potřeba vypsat účty, kterých se součet daného řádku týká. Využít lze “..”, “|”

  • Typ řady - určuje, zdali daný řádek má zobrazit pohyb daných účtu za zvolené období, saldo do data nebo počáteční saldo

  • Typ částky - určuje, jestli se má zahrnout pouze MD, D nebo obě strany příslušných účtů

  • Zobrazit opačné znaménko

  • Zobrazit - určuje, kdy je daný řádek viditelný

  • Dále lze řádek naformátovat pomocí polí:

    • Tučně

    • Kurzívou

    • Podtrženo

    • Nová strana

  • Dále lze nastavit kombinaci dimenzí, které daný řádek zobrazuje

Nastavení řádků může být následující.

Aby bylo možné dimenze jednotlivým řádkům přiřadit, tak je potřeba danému účetnímu schématu přiřadit pohled analýz. Následně je možné přiřadit 4 dimenze, které jsou v daném zobrazení analýz nastaveny + 2 globální dimenze. Bez tohoto přiřazení je možné nastavit pouze 2 globální dimenze.

Defaultně sloupce ohledně dimenzí nejsou viditelné v nastavování řádků. Proto je nutné je zobrazit přes funkcionalitu Přizpůsobení.

Samotné účetní schéma se spouští přes Proces → Náhled.

V okně, které se objeví, je možné si nastavit rozložení sloupců , zvolit filtr data a filtry na viditelné dimenze.

Pokud hodnoty matice jsou prázdné, tak je potřeba zkontrolovat filtry. Pokud filtry jsou v pořádku, tak možný problém může být, že položky nejsou načteny do přiřazeného pohledu analýz. Je tedy potřeba položky vymazat a načíst znova(viz výše). Pokud ani toto nepomůže, tak je možné, že položky nebyly zaúčtovány s příslušnými dimenzemi.

Výše popsané nástroje slouží pro finanční analýzy → analyzuje se například plánovaná částka prodeje s realizovanou. V některých případech obchodník není schopen hýbat s cenou a jeho výkonnost firma hodnotí dle prodaných kusů. BC nabízí i rozpočty prodeje a k nim alternativní analytické nástroje, které umožňují pracovat s plánovaným množstvím prodeje (v ks například) a realizovaným prodejem.